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スケジュール管理（タスク管理）はどのようにされていますか？

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はじめに

querie.meでいただいた質問への回答です。質問は以下です。

質問

日々、多くのタスクを抱えている中で、スケジュール管理（タスク管理）はどのようにされていますか？

回答

スケジュールとタスクは分けてますね。スケジュールはGoogleカレンダー使ってます。タスクはMicrosoftのTo doです。Microsoftもoutlookにカレンダーあると思いますが使い慣れてるのがGoogleカレンダーなのでそれを使ってます。年度初めにもらう保育園の予定表をAIでCSVでカレンダーに取り込めるようにしてもらって取り込んだりしてます。毎月のお弁当日は前日にリマインド仕込んだり。

会議とか、イレギュラーな土日の仕事などは妻とも共有してますね。家族の予定調整との兼ね合いがあるので。

タスク管理は、フォルダごとに、授業のこと、学内の仕事、非常勤の仕事、学会の仕事、それ以外の学外の仕事みたいな感じで分けるのと、研究はプロジェクトごとに分けてます。その中にやらないといけないことと締切日、リマインダーなどを登録していくかんじです。メールの返信とかも忘れがちなので、スマホでoutlookでメール開いて、2タップくらいでcreate a taskという選択肢が出るのでそれでとにかくタスク管理アプリに流しこんで、いつまでに返すとかをその場でパッと入力します。フォームへの回答が必要とか、書類の提出が必要とかも、依頼はメールなので，そのメールをタスク管理の方に移す感じです。もっと簡単にスライドしてフラグ立てらこともできるのですが、そうするといろんな仕事のメールが一つの場所にまとまっちゃうんですよね。私はフォルダ分けをかますことで、仕事の内容に関する記憶を整理してる感覚があって、その方が一つひとつのメールを返すハードルが下がるように思うのでそうしてます。

Macを開いてるときには常にTo do起動しています。plannedを見れば、直近のことだけでなく、ある程度先のことも含めてどれくらいのやらないといけないことがあるかの見通しもわかるので気に入ってますし、今日やるぞと決めたことはMy Dayのマークつけておけば、締切がその日のタスクと一緒にまとまります。明日やるぞというものはリマインドを次の日にすればいいですしね。

なんかTo Doアプリの使い方みたいになっちゃいますけど，私の中で必要なのは，

  • 期限日の設定ができること
  • サブタスクの設定ができること（授業Aの準備というタスクの中に，小テスト作成，パワポ作成，座席表作成みたいな細かいタスクを入れられること）
  • カテゴリごとにリスト化できること
  • その日だけじゃなく，先のTo Doも一覧で見れること
  • メールへの返信をメールアプリからそのままTo Doリストに流し込めること

なのかなと思います。私はもともとWunderlistというアプリを使っていました（https://tam07pb915.com/2020/02/13/wunderlist-shut-down/ ）。そこからMicrosoftTo Doに移行したので，慣れでこれを使っています。もしかしたらもっといいものもあるかもしれません。

おわりに

https://querie.me/user/tam07pb915

私に質問したい方は下記URLからどうぞ。

なにをゆう　たむらゆう。

おしまい。

Wunderlistがついに終了する

1件のフィードバック

むかしむかし，大学院生のときに，タスク管理のためにTo doリストを使い始めました。使い始めたときには，使用感をまた記事に書きますねとか言ってたんですが，その記事が書かれないままついにWunderlistがサービスを終了してしまうことになりました。

過去記事：遠くからライフルで撃つか，接近戦でナイフで仕留めるか。

終了するという話は随分前からされていたのですが，まだ別に先の話（実際に5月までは使えますしね）だということで全然乗り換えとかも考えていませんでした。それが，Wunderlistにブラウザ上でログインするとトップ画面に常に早くMicrosoft To Do（MTD）に移行してねっていうメッセージが表示されるようになり，いよいよ本格的に移行を検討しないといけなくなりました。この話題についてGoogleで探してみてヒットした記事は例えば以下のようなもの。

Microsoftが新しいToDoアプリ「To Do」を発表、Wunderlistからの乗り換えを促す

Wunderlist の移行先の検討と移行

Wunderlistがいよいよ終了することに…

Wunderlistの使い方としては昔とそんなに変わっていません。ただ，今のWunderlistは5年前に記事を書いたときと仕様が変わって，フォルダという階層ができました。これが一番上にあって，その下にリストがあって，そのリストの中に個々のタスクを入れていくというようになっています。この階層性を個人的には気に入っています。今は，

  • 研究
  • 仕事
  • プライベート

のようなフォルダを作っていて，研究というフォルダの中に個々の研究プロジェクトのリストがあり，仕事の中に，「授業」，「学内業務」，「学会業務」，「査読」，みたいなリストを入れています。プライベートの中には自分にだけ関わるリスト（G大阪のチケット先行発売日の情報とか）と，妻と共有している買い物リストがあります。

リストの中にいれる個々のタスクには期限日の設定，リマインダの設定，繰り返しの設定，サブタスクの追加ができます。繰り返しの設定があることで，例えば授業の準備のように毎週発生するタスクは一度入れておけば毎週リストに入ります。また，いらない人もいるかと思いますが個人的にはサブタスクが追加できるというのも気に入っている点です。例えば授業準備の中で，リスニングの小テストを作るというタスクがあったとしますよね。そうすると，（a）リスニングの音源を準備する，（b）解答用紙の準備をする，（c）解答用紙を印刷する，のようなサブタスクに分割できるわけです。1度の作業で（a）～（c）の3つすべてを完了できればサブタスクの設定も必要ありませんが，細切れの時間で作業しなくてはいけないことも多いので，サブタスクが設定されていることで，完了までに必要な作業がなにかを瞬時に把握することができます。また，サブタスクを考えるようにすることで，タスク完了までのステップを言語化する必要が生じ，そのことが実際の作業を明確にしてくれるためにタスクを完了するハードルが下がるという効果もあると思っています。こういったサブタスクを普通のタスクとして登録してしまうと，タスクが増えすぎる上に個々のタスクのつながりも見えなくなってしまいますし，リストの数をかなり増やさないといけなくなってしまうので逆に不便です（授業科目ごとにリストを作るとかは別にしたくないし必要性を感じていません）。

今のところ，このように私が必要としているto doリストの機能はMTDにもあるようですし，UIもWunderlistと同じように作られているので，MTDに乗り換えても特に問題は生じないかなと考えています。WunderlistのデータをそのままMTDにインポートすることも可能なようですし。ただ，1つだけ問題があるのは，Googleカレンダーへの同期ができないことです。WunderlistではできるけどMTDではできないことの中で，これはかなり問題が大きくて，実際にMTDのフォーラムでも多くの人がこの機能を熱望していることがわかります。

https://todo.uservoice.com/forums/597175-feature-suggestions/suggestions/32976505-make-microsoft-to-do-with-google-calendar-s-tasks

この連携がないとそこまで困るかというと，タスクの管理に関わる根本的な機能の中では個人的にはサブタスクの設定だったりフォルダ分け（MTDではグループ分け）みたいなものよりは重要度は低いのですが，やっぱりカレンダー見たときにタスクの期限日が一覧で見れるというのは欲しい機能ですよね。

あともう一つの問題は，妻と共有しているリストもあるので私が移行するタイミングで妻にもMTDへ移行してもらわないといけないというところですね。これもちょっと移行をためらう理由ではあります。使えなくなるからしょうがないとはいえ，私は人に何かを頼むという行為のハードルが人より異常に高くて非常に苦手なもので…

というわけで，今日はタスク管理のWunderlistを結構気に入ってたけど，MTDに移行しなければいけなくなってしまいましたというお話でした。

なにをゆう　たむらゆう。

おしまい。